Comment organiser un événement d’entreprise réussi ?

L’essor que connaissent les événements d’entreprise ne faiblit pas, bien au contraire ! Leur organisation génère un chiffre d’affaires de plusieurs milliards chaque année, un peu partout dans le monde. La raison de cet engouement est simple : les entreprises ont compris l’importance et les retombées de ce genre d’événement. Vous n’êtes peut-être pas encore convaincu ? Nous allons voir ensemble les différents avantages apportés par les congrès, les conférences et autres séminaires, ainsi que sur la manière de les organiser pour que le succès soit au rendez-vous !

Les avantages des événements corporatifs

Ce terme englobe différents types d’événements, comme les réunions, les conférences, les congrès, ou même les différentes activités ludiques organisées pour les collaborateurs. Quel que soit l’événement, ce type d’activité présente de nombreux avantages pour l’entreprise :

• Améliorer les affaires

L’intérêt principal des événements d’entreprise est qu’ils permettent de booster les affaires, grâce à l’effet promotionnel. Même si l’organisation de ce genre d’événement n’est pas chose aisée, les retombées économiques en valent généralement le coup.

• Des instruments de communication efficaces

Ce type d’événement est idéal pour faire la publicité des produits et services proposés par votre société auprès des clients potentiels, mais aussi pour imposer votre notoriété auprès d’autres entreprises du même secteur. Au niveau interne, il aide à renforcer la cohésion entre les collaborateurs.

• Élargir votre réseau de contacts

Les événements corporate constituent une belle occasion pour élargir votre réseau de contacts, en rencontrant de nouveaux clients, d’autres professionnels ou même tout simplement les collègues de différentes branches.

• Renforcer la motivation et améliorer l’environnement professionnel

Dans le cas d’activités ludiques, vous offrez à vos employés la chance de décompresser en dehors du travail, mais aussi de nouer des liens entre eux.

• Valoriser les collaborateurs

C’est bien connu, on travaille mieux lorsqu’on sait que notre travail est apprécié à sa juste valeur. Organiser un dîner spécial ou une fête pour remercier les collaborateurs pour le travail accompli et fêter les succès en groupe les reboostera pour le plus grand bien de l’entreprise.

Les clés du succès

Si les avantages de l’organisation d’événements pour votre entreprise sont indéniables, il faut une bonne planification pour que ces derniers rencontrent le succès escompté. Voici notamment les étapes essentielles qui seront garants de la qualité de l’événement :

1 – Fixer des objectifs et déterminer le public visé

On n’organise pas un événement d’entreprise par simple plaisir, mais pour répondre à un besoin réel de votre structure. Ainsi, il faudra bien déterminer vos objectifs et connaître le public cible de l’événement.

2 –  Préciser la nature de l’évènement

Une fois que vous avez établi vos objectifs et déterminé le public visé, il faut se décider sur le type d’événement qui pourrait avoir le plus d’impact. Vous avez le choix entre une conférence, un séminaire, une présentation, un congrès, une soirée…

Pensez également aux différents intervenants, ainsi qu’au sujet de l’événement. Celui-ci doit être pertinent et original.

Lorsque vous êtes sûr du type d’événement à organiser, vous pourrez vous tourner vers la partie logistique. Vous avez le choix entre tout organiser vous-même ou faire appel à des professionnels en événementiel. Dans le cas où vous optez pour une organisation interne, constituez une équipe qui sera destinée à organiser l’événement, pour ne pas avoir à tout gérer seul.

3  – Fixer la date et le lieu

Vous devez bien entendu choisir la date et le lieu pour votre événement. Si vous avez déjà une idée de l’endroit où vous allez l’organiser, il faut s’assurer bien à l’avance que celui-ci soit disponible le moment voulu. Ce n’est qu’après que vous pourrez concevoir et lancer vos invitations.

Il vous revient de déterminer le délai nécessaire pour bien organiser votre événement, mais le mieux est de choisir une date assez éloignée, en prenant en compte les éventuelles disponibilités des participants. Il est conseillé d’éviter les weekends et les jours fériés, mais plutôt d’organiser votre événement en semaine, où les personnes ayant des enfants seront disponibles. Assurez-vous également qu’aucun événement similaire ne se déroule à la date choisie.

Le choix du lieu est aussi capital. Il doit permettre de valoriser votre entreprise et doit se trouver près de la zone géographique de votre cible. Il doit aussi être facile d’accès et pouvoir accueillir le nombre de personnes attendues. Sur la région lémanique, vous pouvez par exemple opter pour le SwissTech Convention Center, un centre de conférences en Suisse, accueillant régulièrement des évènements de renommée internationale. Il se démarque des autres grands centres de congrès par son nombre de salles de conférence et sa capacité adaptable.

4 – Préparer l’évènement

Au niveau de la préparation à proprement parler, il faudra prendre le temps de peaufiner chaque détail : création du programme, invitation des intervenants, location de matériels, dénicher le bon traiteur… Il ne faut rien oublier!

Pour le déroulement de l’événement, pensez à la façon dont les invités seront reçus, les différentes présentations, ou encore leur durée. N’oubliez pas non plus de briefer les intervenants. Tout doit être organisé à la minute près pour que votre public n’ait pas l’impression de perdre son temps. Pour être sûr que tout est bien en place, pensez à établir une check-list.

Envoyez vos invitations entre trois semaines à un mois avant l’événement. Plus tard, vos invités risquent de ne pas pouvoir se libérer. Plus tôt, ils pourraient oublier votre événement.

Faut-il louer une salle de conférence ?

Le choix de la salle est essentiel, quel que soit le type d’événement que vous souhaitez planifier. Opter pour une salle de conférence peut être avantageux pour plusieurs raisons :

• Mettre en valeur votre entreprise

Même si vous disposez déjà d’une salle de réunion ou de conférence en interne, une salle de conférence professionnelle peut faire toute la différence aux yeux des potentiels clients et des différents participants. Elle a le pouvoir de redorer l’image de votre entreprise et donnera une excellente première impression.

• Choisir un lieu stratégique

Le mieux est de louer une salle en centre-ville pour faire affluer le public si tel est votre objectif, mais aussi pour permettre à vos invités de retrouver l’endroit facilement.

• Avoir une salle parfaitement adaptée à vos besoins

Vous trouverez la salle de réunion adaptée à vos besoins, selon notamment le type d’événement, le nombre de participants, etc.

• L’équipement

Toutes les entreprises ne disposent pas forcément du matériel nécessaire pour une visioconférence professionnelle par exemple. Dans ce genre de cas, le mieux est de louer une salle entièrement équipée pour que tout se déroule comme il se doit.

• Avoir un service complet

Généralement, en louant une salle de conférence, on peut avoir accès à des services supplémentaires tels que des tables et des chaises à disposition, des hôtesses d’accueil…

Lorsqu’une bonne planification est au rendez-vous et que la salle dédiée à l’événement est adaptée, votre événement aura toutes les chances d’être un franc succès !